グループホーム（共同生活援助）の運営指導（旧実地指導）の通知が届き、
「何を準備すればいいのだろう？」
「どんなことを確認されるのだろう？」
「うちは何か引っかかるだろうか？」
と不安に感じている方も多いのではないでしょうか。
運営指導では、人員配置、サービス提供記録、個別支援計画、モニタリング、地域連携推進会議、感染症対策委員会、虐待防止・身体拘束適正化委員会など、日頃の運営状況について確認が行われます。
普段から適切に運営していても、記録の不足や運営方法の誤認により、指摘を受けるケースは少なくありません。
この記事では、実際のグループホーム（共同生活援助）における運営指導で、指摘されやすい事項をもとに、事前に確認しておきたいポイントをチェックリスト形式で解説していきます。
➡ 障がい福祉サービス等事業者の運営指導等について（大阪市）
１ 人員配置
運営指導では、基準上必要となる人員が配置されているかだけではなく、算定している加算について、それぞれの人員配置要件を満たしているかについても確認されます。
□ 複数の加算を算定しており、人員配置の取扱いに誤りがあった
□ 勤務（予定）実績を作成しておらず、必要な人員配置を確認できる状態になっていなかった 等
解説
グループホームでは、基準上の人員配置を満たしていても、算定している加算によっては、別途定められた人員配置の要件を満たす必要があります。
また、複数の加算を算定している場合には、それぞれの要件を個別に確認するだけではなく、実際の勤務状況を踏まえて適切に算定できているかを確認することが重要です。
「基準人員を満たしているから大丈夫」「職員数は足りているから大丈夫」と思っていても、実際に勤務実績を確認すると、加算の算定要件を満たしていなかったというケースもあります。
人員配置に関する不備は、内容によっては報酬の返還につながる可能性があります。
運営指導の通知が届いてから確認するのではなく、日頃から実際の勤務状況と算定している加算に相違がないか確認しておきましょう。
２ 従業員関係書類
運営指導では、従業員との雇用関係や勤務実態について、書面により確認が行われます。
また、障害者総合支援法に基づく基準だけではなく、労働基準法や労働安全衛生法などの関係法令が遵守されているかについても確認が行われます。
□ 従業員から秘密保持誓約書を取得していなかった
□ 義務付けられている職員に健康診断を受診させていなかった
□ 適切な社会保険への加入が認められなかった 等
解説
運営指導では、従業員関係の書類についても確認されます。
具体的には、雇用契約書（労働条件通知書）、秘密保持誓約書、資格証、タイムカード、給与台帳などが確認されます。
その中でも、有期雇用の従業員について雇用契約書の更新を失念しており、有効な雇用契約が確認できない等のケースが散見されます。
また、職務上知り得た利用者や家族等の情報については、勤務中はもちろん、退職後もみだりに口外したり私的に利用したりしてはなりません。そのため、事業所は従業員から秘密保持誓約書を取得しておく必要があります。
しかし、取得を失念したまま職員が退職してしまい、後から取得することができなくなってしまうケースもあります。
さらに、運営指導では障害者総合支援だけでなく、労働基準法や労働安全衛生法などの関係法令が遵守されているかについても確認されます。
そのため、勤務状況等により健康診断の実施が必要となる職員については、受診漏れがないように注意しましょう。
日頃から、雇用契約書、秘密保持誓約書、健康診断結果、資格証、社会保険加入状況などを職員ごとに整理し、不備がないか確認しておきましょう。
３ 個別支援計画とモニタリング
グループホームで提供するサービスは、個別支援計画に基づいて行われなければなりません。
個別支援計画はただ作成しているだけで良いというわけではなく、アセスメントや原案、計画作成会議、利用者への説明と同意、その後のモニタリングなど、一連の流れに沿って作成され、その記録が残されている必要があります。
個別支援計画はサービス提供の基本となる書類であるため、運営指導でも特に重点的に確認されます。
また、個別支援計画が適切に作成されていない場合には、「個別支援計画未作成減算」の対象となる可能性があります。
運営指導では、個別支援計画が適切な手順により作成されているかだけでなく、減算に該当する状況であるにも関わらず減算せずに報酬請求を行っていないかについても確認されます。
報酬返還につながる可能性があるため、特に注意が必要な項目です。
□ 個別支援計画作成が一連の流れに沿って作成されていない
□ 個別支援計画の作成者が適切ではなく、有効な個別支援計画として認められない
□ 算定している加算について、個別支援計画への位置づけがない
□ 個別支援計画に利用者（保護者）の同意がない
□ モニタリングの実施期限を超過している
□ 個別支援計画とモニタリングの内容に整合性がない 等
解説
個別支援計画は、作成すればよいというものではなく、定められた手順や体制に沿って適切に作成・見直しを行う必要があります。
運営指導では、個別支援計画だけではなく、アセスメントやモニタリングなどの関連書類を含め、一連のプロセスが適切に行われているか、必要な記録が作成・保管されているかについて確認されます。
実際には、個別支援計画の作成体制や、作成過程に不備があり、有効な個別支援計画として認められないケースや、加算の算定に必要な事項が個別支援計画に適切に反映されておらず、指摘につながるケースもあります。
また、モニタリングや個別支援計画の見直しについても、適切な時期・手順で実施されているか注意が必要です。
個別支援計画やモニタリングの不備は報酬返還につながる可能性もあります。
運営指導の通知が届いてから慌てて確認するのではなく、日頃から個別支援計画や関連記録が適切に作成・管理されているか確認しておきましょう。
４ サービス提供実績記録票
サービス提供実績記録票は、請求の根拠となる重要な書類です。そのため、運営指導でも必ず確認される書類の一つです。
□ サービス提供記録とサービス提供実績記録票の内容に相違がある 等
解説
サービス提供実績記録票は、請求の根拠書類です。
サービス提供の内容に誤りがないことを確認するため、利用者（保護者）による確認印（署名等）が必要になります。
しかし、この確認印を後回しにしてしまい、利用者との関係性の変化や急な退去などにより、後から確認印をもらうことが難しくなるケースもあります。
また、サービス提供記録とサービス提供実績記録票の内容に相違があり、どちらが正しい記録なのか判断できない状態になっていることもあります。
これらの不備は、実際にサービス提供が行われていたことを十分に証明できない可能性があります。その結果、報酬返還を求められる可能性もあるため注意が必要です。
利用者確認印は後回しにすると取得が困難になることもあるため、注意が必要です。
５ 実費精算
グループホームでは、家賃、食材料費や日用品費、水道光熱費など、利用者からさまざまな実費を徴収します。
これらの費用については、徴収する金額だけでなく、実際の支出状況や管理方法、精算方法などについても適切に取り扱う必要があります。
過去には、グループホームにおける食材料費の過大徴収が社会的問題になったこともあり、現在では運営指導においても、実費の管理状況や精算状況が重点的に確認される傾向にあります。
□ 利用者から徴収した実費について、適切な精算が行われていない
□ 徴収した実費が適切に管理されていない
□ 実費の収支状況を確認できる記録や資料が不足している
□ 複数のホームにおける実費の管理方法に不備がある 等
解説
食材料費や日用品費などの実費については、利用者から徴収した金額と実際に支出した金額を適切に管理し、必要に応じて精算を行う必要があります。
運営指導では、単に「実費精算をしているか」だけではなく、どのような方法で金銭を管理しているのか、その取扱いが適切であるか関係書類から確認されることがあります。
特に、複数の費用を徴収している場合や、複数のホームを運営している場合には、管理方法によって適切な取扱いになっていないこともあるため注意が必要です。
実費の取扱いに不備があった場合には、利用者への返金や管理方法の見直しを求められる可能性もあります。
日頃から、実費の徴収・管理・精算が適切に行われているか確認しておきましょう。
６ 運営規程と重要事項説明書
運営指導では、運営規程や重要事項説明書について、現在の事業所の運営状況と一致しているか、必要な事項が適切に記載されているかなどについて確認されます。
□ 運営規程と重要事項説明書の内容に相違がある
□ 現在の事業所の運営状況と記載内容が一致していない
□ 制度改正や報酬改定等が適切に反映されていない
□ 古いひな形を使用し、現在必要とされている記載事項が不足している
□ 利用者（保護者）への説明・確認等が適切に行われていない 等
解説
重要事項説明書は、事業所開設時に作成して、その後は内容を見直していないという事業所も少なくありません。
しかし、事業所の運営内容や制度上の取り扱いなどは、開設後もさまざまな理由で変更されます。
そのため、開設時に作成した重要事項説明書をそのまま使用していると、現在の運営状況と記載内容に相違が生じていることがあります。
また、運営規程に定めている事項に変更が生じた場合には、重要事項説明書だけを書き換えるのではなく、運営規程の変更と変更届の提出が必要であるかを確認することが大切です。
運営規程と重要事項説明書の不備は、日々の運営では気づきにくく、運営指導で指摘を受けて初めて気づくというケースもあります。
現在の運営状況と運営規程、重要事項説明書の記載内容に相違がないか、定期的に確認しておきましょう。
７ サービス提供記録と加算根拠資料
グループホームでは、共同生活を送りながら、日常生活上の相談、食事・入浴・排泄等の支援、金銭管理や健康管理、夜間帯に必要な支援など、利用者一人ひとりの状況に応じた支援を提供し、その対価としてサービス報酬を受け取っています。
そのため、実際にどのような支援を行ったかについて、書面や電子データ等で記録し、適切に保管しておく必要があります。
運営指導では、単に「記録があるか」だけではなく、実際に提供した支援の内容が記録から確認できるか、請求している報酬や加算の算定要件を満たしていることが記録から確認できるかについてもチェックされます。
□ 報酬を請求しているのに、サービス提供記録がない
□ 夜間支援体制加算を算定しているが、夜間帯の支援記録がない
□ 医療連携体制加算を算定しているが、その記録がない
□ 重度障害者支援加算を算定しているが、算定根拠となる記録や資料に不備がある 等
解説
運営指導は、実際のサービス提供の現場を見に来るのではなく、書類をもとに事業所の運営状況や報酬請求の適否を確認します。
サービス提供や加算の算定について、その根拠となる記録がなければ報酬の算定根拠を確認できず、最悪の場合には返還を求められる可能性もあるため、とても重要な項目です。
仮にとても質の高いサービスを提供していたとしても、それを確認できる記録や根拠資料が残されていなければ、適切にサービス提供していたことを確認してもらうことができません。
日々、目の前の業務に追われて記録の作成や整備は後回しになりがちですが、日頃から必要な記録が作成・保管されているか、抜けがないかを確認しておくことが大切です。
また、加算を算定する場合には、あらかじめ算定要件を確認し、どのような対応や記録が必要なのかを理解しておくことも重要です。
業務支援ソフトの担当者や近隣の事業所などから「〇〇だけ記録しておけば、サービス提供記録は不要です。内容が重複するから大丈夫！」といった情報を聞くことがあるかもしれません。
そのような情報を聞いた場合は、そのまま実行に移すのではなく、必ず指定権者に確認しましょう。
後からその情報が間違っていたことが分かり、過誤が必要になったとしても「そう教えてもらっていたから」という理由で、返還を免れるわけではありません。
事業所を守るためには、正しい知識をご自身が持つことが大切です。
当事務所では、障がい福祉サービス事業所向けの制度研修や顧問契約も承っております。
「制度や報酬算定について確認したい」
「日々の運営について相談できる専門家が欲しい」といった事業所様は、お気軽にご相談ください。
８ 各種委員会と研修
現在、グループホームで設置・定期開催が必要な委員会は「虐待防止委員会」「身体拘束適正化委員会」「感染症対策委員会」の３種類です。
なお、虐待防止委員会と身体拘束適正化委員会については、一体的に運営することが認められています。
□ 委員会は設置されているが、定期的に開催されていない
□ 議事録が作成されていない
□ 委員会の構成員が退職等により変わっているのに、初期メンバーのままになっている
□ 虐待等の問題が発生したにもかかわらず、委員会が機能していない 等
解説
各種委員会の設置・開催が義務化され、一部については必要な措置が講じられていない場合の減算規定も設けられています。
指針の整備や担当者の選任、委員会の定期開催、スタッフへの研修（虐待、身体拘束、感染症）など、事業所では様々な取組を行う必要があります。
必要な取組が実施されていない場合には、運営指導で指摘を受けるだけでなく、減算の対象となることもあります。
また、本来減算が必要であったにもかかわらず、通常通り報酬を請求していたというケースにも注意が必要です。
委員会を設置して終わりにするのではなく、委員会の開催状況や議事録の作成状況、研修の実施状況などを日頃から見直しておくことが大切です。
９ 法定研修
グループホームでは、事業所運営にあたり、スタッフに対して実施しなければならない研修があります。
近年の制度改正により、委員会に関連する研修や訓練、BCP（業務継続計画）に関する研修・訓練など、事業所に求められる取組も増えています。
研修は「実施していればよい」というものではなく、必要な研修が適切に実施されているか、運営指導でも確認される項目の一つです。
必要な研修が実施されていない場合には、内容によっては減算につながることもあるため注意が必要です。
□ 年間研修計画が作成されていない
□ 必須研修が実施されていない
□ 研修を実施した記録が残されていない
□ 全スタッフが研修を受けていない 等
解説
研修は、ただ実施すれば良いというものではなく、年間を通して計画的に実施することが大切です。
年間研修計画を作成し、事業所で実施しなければならない研修に漏れがないか確認しながら進めていきましょう。
また、一部のスタッフだけが研修を受けて終わりではなく、全スタッフが必要な研修を受けているかについても確認が必要です。
そして、研修を実施した際には、記録を残しておくことも重要です。
実際に研修を行っていたとしても、実施したことを確認できる記録が残っていなければ、運営指導時に研修を実施したことを証明することができません。
日頃から、研修が計画どおり実施できているか、受講できていないスタッフがいないか、必要な記録が残されているかを確認しておきましょう。
10 BCP（業務継続計画）
BCP（業務継続計画）とは、感染症や災害などが発生した場合でも、必要な障がい福祉サービスを継続して提供できるよう、あらかじめ対応方法等を定めておくものです。
グループホームにおいてもBCPの策定が義務付けられており、計画を作成するだけではなく、必要な取組を継続して実施していくことが求められています。
運営指導では、BCPが適切に策定されているか、その後必要な取組が行われているかについても確認されます。
□ BCPが策定されていない
□ 感染症と災害のいずれか一方のBCPしか策定されていない
□ BCPに必要な研修や訓練が実施されていない
□ BCPを策定した後、内容の見直しが行われていない 等
解説
BCPは、災害や感染症のまん延等が発生した場合でも、事業所のサービス提供をできる限り継続するために、限られた人員等の中でどのようにサービス提供し、そこから段階的にどのように復旧していくのかをあらかじめ計画しておくものです。
感染症BCPと感染症対策委員会、災害BCPと避難訓練を混同されている事業所様もありますが、それぞれ目的が異なります。
BCPでは、災害や感染症の発生によって通常どおりの事業運営ができなくなった場合に、どのようにサービス提供を継続していくのかを想定し、実際に動けるようシミュレーションしておくことが大切です。
BCPを作成しても、実際に使えない形骸化した計画になってしまっては意味がありません。
単に運営指導対策として形だけ整えるのではなく、実際に災害や感染症が発生した場合を想定し、事業所全体で話し合いながら、実情に合ったBCPにしていくことが大切です。
+1 地域連携推進会議
地域連携推進会議は、グループホームと地域との関係づくりや、事業所運営の透明性を確保することなどを目的とした取組です。
比較的新しく義務化された取組であるため、「何をすればいいのか分からない」「これで合っているのか不安」という事業所様も少なくありません。
運営指導では、地域連携推進会議について必要な取組が行われているかについても確認されます。
➡ 令和7年度義務化｜地域連携推進会議とは？行政書士が完全解説
□ 地域連携推進会議を開催していない
□ 会議を開催しているが、記録が作成されていない
□ 必要な構成員が参加していない
□ 全ホームへの訪問が実施されていない
□ 会議の内容について公表が行われていない 等
解説
地域連携推進会議は、単に会議を開催すればよいというものではなく、地域との連携を深めるとともに、事業所の運営状況を地域に開かれたものにしていくための取組です。
また、会議の開催だけではなく、全てのホームへの訪問や記録の作成・公表など、併せて行うべき取組があります。
比較的新しい制度であることから、従来からグループホームを運営している事業所様についても、現在の運営方法が制度に対応できているか確認しておくことが大切です。
当事務所がお手伝いできること
運営指導では、今回ご紹介した項目以外にも、事業所の運営状況や算定している加算等に応じて、さまざまな書類や運営状況について確認が行われます。
「運営指導の通知が届いたけど、何から手をつければいいのか分からない」
「日頃の運営や書類に不備が無いか不安」
「運営指導を受ける前に、一度専門家に書類を確認して欲しい」
「運営指導当日、不安なので専門家に立ち会って欲しい」
このような事業所様に対して、当事務所ではグループホームの運営指導に向けた書類点検・当日の立会いを行っています。
ご依頼の流れ
① お問い合わせ・ご契約
お問い合わせ後、現在の状況や運営指導の実施予定などをお伺いし、サポート内容をご説明したうえでご契約となります。
② 運営指導通知の確認
運営指導の通知書を確認し、実施日、事前提出書類、当日準備が必要な書類などを確認します。
③ 1回目の訪問・事前提出書類の確認
事業所を訪問し、事前提出書類を中心に内容を確認します。行政への提出前に確認を行い、必要な準備を進めます。
④ 2回目の訪問・運営指導に向けた最終確認
運営指導当日に確認される書類や運営状況などを確認し、当日に向けた準備を行います。
⑤ 運営指導当日の立ち会い
原則として、運営指導当日は行政書士が事業所に伺い、立ち会います。
ただし、他の業務等との日程の都合により、立ち会いができない場合があります。
※原則として事前訪問は2回を予定しています。事業所の状況等により3回目以降の訪問が必要となる場合は、別途料金が発生します。
運営指導の通知が届く前の書類点検
運営指導というと、「通知が届いてから準備すればいい」と考えている事業所様もあるかもしれません。
しかし、指定権者によって運営指導の実施方法は異なり、最近ではメールで通知が届き、事前提出書類の提出を求められることなく、通知から１週間程度で運営指導が実施されるケースもあります。
メールの確認が遅れ、気づいた時には運営指導の直前だった、ということもあり得ます。
また、障がい福祉サービスは、報酬改定等により、加算の算定要件や運営上必要な対応が定期的に変化します。
運営指導直前になって慌てることのないよう、当事務所では、通知が届いていない段階での定期的な書類点検をおすすめしています。
「今、運営指導が来ても大丈夫だろうか？」
少しでもご不安がある場合には、運営指導の通知が届く前に、一度事業所の運営状況や書類を確認してみませんか？
また、顧問先の事業所様には、定期的な書類点検のほか、報酬改定等に関する情報提供も行っております。
まずは、電話かメールにてお気軽にお問い合わせください。
