運営指導（旧実地指導）の通知が届いた瞬間、
「何か問題があったのだろうか」
「指摘を受けたらどうしよう」
と不安になる方も少なくありません。
しかし、運営指導は多くの事業所が定期的に受けるものであり、通知が届いたこと自体を過度に心配する必要はありません。
大切なのは、当日までに必要な準備を行い、落ち着いて対応することです。
準備不足のまま当日を迎えると、本来であれば防げた指摘を受けてしまうこともあります。
そこで今回は、運営指導の通知が届いた際に確認しておきたいポイントをご紹介します。
運営指導とは？
運営指導とは、指定を受けた障がい福祉サービス事業所等に対して、法令等に沿った運営が行われているかを行政が確認するために実施されるものです。
行政の担当者が事業所を訪問し、人員配置や個別支援計画、各種記録、加算の算定状況、報酬の請求などについて確認を行います。
運営指導の通知が届いたら？
運営指導の通知が届いたら、まずは落ち着いて通知の内容を確認しましょう。
通知には、運営指導の実施日時や事前提出書類の提出期限、当日準備が必要な書類などが記載されています。
行政によっては郵送で通知される場合もあれば、メールで通知される場合もあります。
日々の業務に追われていると見落としてしまうこともありますが、気づいた時には運営指導の日が迫っていたということにならないよう注意が必要です。
また、運営指導までの期間は、書類の整理を行うための大切な準備期間でもあります。
通知が届いたら後回しにせず、内容を確認し、計画的に準備を進めることをおすすめします。
特に、「何から手を付ければよいかわからない」「書類に不備がないか不安」という場合は、事前に行政書士へ相談することで、必要書類の確認や想定される指摘事項についてアドバイスを受けることができます。
【ポイント】
- 行政からの通知（封書やメール等）は、後回しにせずすぐに確認する
- 運営指導の日時、事前提出書類および提出期限を確認する
- 書類の不足や対応に不安がある場合は、この段階で運営指導に対応できる行政書士に相談する
①事前提出書類の作成・提出
運営指導の通知には、事前に提出を求められる書類が記載されています。
提出を求められる書類は行政によって異なりますが、直近３カ月の勤務表や前年度平均利用者の資料、研修・訓練等の実施実績、各種マニュアル、運営規程、重要事項説明書などの提出を求められることが一般的です。
行政によって異なりますが、事前提出書類の一例は次のとおりです。
・直近３月分の勤務表
・従業者の資格一覧表（訪問系）
・研修（訓練）等の実施実績および実施計画について
・サービス提供時間実績表（訪問系）
・平均利用者数等調べ（通所、入所系）
・生産活動シート（就A・B）
・運営規程
・重要事項説明書
・各種マニュアル 等
事前提出書類は単なる事務手続きではありません。
行政は提出された資料を確認したうえで運営指導を実施するため、書類の内容によっては当日に重点的に確認される事項が決まることもあります。
また、提出資料を準備する過程で、
- 記録の作成漏れが見つかった
- 加算の根拠資料が不足していた
- 届出内容と実際の運営状況に相違があった
といった問題に気づくケースも少なくありません。
提出期限が短い場合もあるため、通知が届いたら早めに準備に取り掛かることが大切です。
【ポイント】
- 事前提出書類は提出期限に余裕をもって準備する
- 提出資料の内容は、運営指導当日の確認事項にも影響する
- 事前提出書類作成の段階で、運営上の不備がないか確認しながら準備を進める
②当日準備書類の確認
運営指導では、事前提出書類とは別に、当日行政担当者が事業所で確認するための書類の準備を求められます。
運営指導の通知には「当日準備書類」が記載されていますが、記載されている書類だけが確認対象とは限りません。
実際には、当日になってから
「〇〇の書類を見せてください。」
と追加で提示を求められることもあります。
近年の報酬改定により、新たに作成や実施が求められる事項が増えています。
しかし、行政によっては当日準備書類の一覧が最新の制度改正に対応しきれていない場合もあり、通知に記載のない書類について当日に確認を求められることがあります。
そのため、通知に記載された書類だけを準備するのではなく、日頃から作成・保管している記録や各種書類についても確認しておくことが大切です。
当日に慌てることのないよう、求められた際にすぐ提示できる状態にしておきましょう。
□ 従業員の資格証
□ 出勤簿
□ 給与明細
□ 雇用契約書
□ 秘密保持の誓約書
□ 雇用保険
□ 健康診断の記録
□ 年間研修計画と研修（訓練）の記録
□ 各種委員会の記録（虐待防止、身体拘束適正化、感染対策）
□ BCP計画
□ 避難訓練等の記録
□ 送迎記録
□ 事故・ヒヤリハット報告書
□ 事故報告書
□ 賠償保険の書類
□ 苦情相談対応記録
□ 利用契約書
□ 個人情報使用同意書
□ 受給者証
□ 契約内容報告書
□ アセスメント
□ 個別支援計画（原案、会議録、本案）
□ モニタリング
□ サービス提供実績記録表
□ サービス提供の記録
□ 介護給付費等の請求書、明細書
□ 利用者負担額や必要経費等の請求書、領収書の写し
□ 法定代理受領
□ 事業所のパンフレット
□ 決算書
□ 事業所の指定申請書等
□ その他加算に関する書類
なお、上記はあくまでも一例です。行政やサービス種別によって確認される書類は異なります。
【ポイント】
- 当日準備書類の一覧は参考と考え、運営基準上整備が必要な書類も確認しておく
- 求められたら書類を提示できるよう整理しておく
- 現在の利用者だけでなく、契約終了した利用者の書類についても準備しておく
③運営指導でよくある指摘事項
職員に関する事項
- サービス管理責任者（児童発達支援管理責任者）の研修受講期限を失念し、不在状態となっていた
- 常勤要件を満たすべき職員について、勤務実態を確認した結果、常勤として取り扱えない状態となっていた
- 勤務表と実際の勤務実態に相違があった 等
人員配置に関する指摘の中には、「不正をしてやろう」と考えていたわけではなく、日々の業務に追われる中で見落としてしまうケースも少なくありません。
「気づいたら研修の受講期限が過ぎていた」「常勤として配置していた職員の勤務実態を見直したところ要件を満たしていなかった」といった事例もあります。
人員配置に関しての指摘事項は返金につながることが多いので、運営指導の直前になって慌てて確認するのではなく、日頃からの点検を行うことが大切です。
サービス提供に関する事項
- 個別支援計画に利用者または保護者の同意（署名）がない
- 個別支援計画に位置付けが必要な加算を算定しているが、記載を忘れている
- モニタリングの実施期限を過ぎている
- サービス提供実績記録票に利用者の署名等がない
- サービス管理責任者（児童発達支援管理責任者）しか作成できない書類を他の職員が作成している
- 加算算定の根拠となる記録や資料が確認できない
- サービス提供の記録が作成されていない、または記載内容が不十分である
サービス提供に関する事項についても、運営指導で指摘を受けやすい項目です。
特に、個別支援計画やモニタリング、サービス提供記録などは、利用者への支援の実態を確認するための重要な資料となります。
人員配置に関する事項と同様に、意図的な不正ではなく、日々の業務に追われる中で記録の作成や確認が後回しとなり、結果として指摘につながるケースも少なくありません。
また、サービス提供に関する指摘事項は、返金につながる可能性があるものも含まれます。
「書類は作成しているから大丈夫」ではなく、必要な署名があるか、期限内に実施されているか、作成者に問題はないか、記録に不足がないかといった点についても、日頃から確認しておくことが大切です。
【ポイント】
- 個別支援計画やモニタリング等は、作成だけでなく内容や期限も確認する
- 利用者（保護者）の署名漏れや記録の作成漏れがないか点検する
- 加算の根拠資料を作成・保管する
- サービス提供に関する指摘事項は、返金につながる可能性がある
事業運営に関する事項
- 義務化された委員会が適切に開催されていない
- 委員会の議事録や研修の記録が作成されていない
- 法定研修が実施されていない、または一部の職員が受講していない
- 送迎を実施しているにもかかわらず、送迎記録が作成されていない
- 苦情相談記録やヒヤリハット報告書が作成されていない
- BCP計画が作成されていない
事業運営に関する事項についても、運営指導で指摘を受けることが少なくありません。
近年は制度改正により、委員会の開催や研修の実施など、事業所に求められる体制整備が増えています。
利用者への支援が適切に行われていたとしても、委員会や研修の実施記録がない場合には指摘につながることがあります。
各種委員会やBCP計画が適切に運用されていない場合には、減算の対象となり、運営指導で指摘された場合には、返金につながる可能性もあります。
真面目に利用者支援を行っていても、日々の業務に追われる中で、書類整備や制度改正への対応が十分できていないケースは少なくありません。
【ポイント】
- 義務化された委員会や法定研修は、実施だけではなく記録も残す
- BCPは作成するだけではなく、定期的に見直しや研修・訓練を実施する
- 減算規定がある事項については、減算とならないための要件を正しく把握する
当事務所がお手伝いできること
運営指導は、日々の業務の中で問題なく運営しているつもりでも、書類の不足や解釈の間違いによって指摘を受けることがあるいます。
当事務所では、運営指導に向けた事前準備から当日対応まで以下のようなサポートを行っています。
- 事前提出書類の確認・整理
- 当日準備書類のチェック
- 想定される指摘事項の事前確認
- 人員配置・加算要件の確認
- 研修・委員会・BCP等の運用状況の点検
また、運営指導だけではなく、日頃からの書類整備や報酬改定への対応についても継続的にサポートする顧問契約も承っております。
「通知が届いたが何から手をつければいいか分からない」
「書類に不安がある」
「一度全体をチェックして欲しい」
気になる点やご不安な点があれば、当事務所にご相談いただければと思います。
※運営指導における指摘事項の有無や内容について、結果を保証するものではありません。
